Wdrożenie ERP nigdy się nie kończy

Wiele firm w Polsce dopiero dojrzewa do wdrożenia ERP. Zdecydowaną zachętę dla zarządów może stanowić wprowadzenie wymogu jednolitego pliku kontrolnego (JPK) - mówi dr Magdalena Chomuszko, autorka książki „System ERP. Dobre praktyki wdrożeń”.

CIO: Jakich argumentów powinien użyć szef IT, aby przekonać zarząd do wdrożenia systemu ERP?

Tych argumentów jest wiele, począwszy od usprawnienia pracy w przedsiębiorstwie we wszystkich jego obszarach, poprzez możliwości prowadzenia zaawansowanych analiz, lepszą wymianę danych z otoczeniem, a skończywszy na prestiżu. Ale obecnie ustawodawca wyznaczył jeden koronny argument: Jednolity Plik Kontrolny (JPK), a dokładnie: prowadzenie kontroli skarbowych w formie tzw. e-kontroli. Szef IT, mówiąc o wymogu przekazywania danych do kontroli skarbowej w formie JPK, na pewno przekona zarząd do wdrożenia systemu ERP.

JPK przekona do ERP
Szef IT, mówiąc o wymogu przekazywania danych do kontroli skarbowej w formie JPK, na pewno przekona zarząd do wdrożenia systemu ERP.
Czy Jednolity Plik Kontrolny będzie obowiązywał wszystkie firmy?

Niezbędne informacje dotyczące JPK znajdują się w Dzienniku Ustaw z 2015 roku, poz. 1649. Art. 193a § 1 nowelizujący Ordynację podatkową. Zgodnie z ustawą „podmioty prowadzące księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych będą zobligowane na żądanie organu podatkowego do przekazania całości lub części ksiąg za pomocą elektronicznych środków komunikacji”. W początkowym etapie, czyli po 1 lipca 2016 r., wymóg generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla urzędu skarbowego będzie dotyczył dużych przedsiębiorstw, w późniejszym czasie obejmie też średnie i małe podmioty. Niestety, brak możliwości przygotowania dla US JPK będzie się wiązał z odpowiedzialnością karnoskarbową. Trzeba podkreślić, że jeśli firma ma wdrożone różnorodne oprogramowanie biznesowe niebędące spójnym rozwiązaniem, a takim jest system ERP, to wygenerowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego będzie bardzo trudne lub wręcz niemożliwe.

Zobacz również:
  • Przez ciernie do gwiazd


Jak firma powinna się przygotować do wdrożenia systemu ERP?

Pisząc książkę „System ERP. Dobre praktyki wdrożeń”, chciałam dostarczyć potencjalnym inwestorom wszelkich informacji o tego typu projektach, ponieważ uważam, że najważniejsza jest wiedza. Wiedza o ofercie systemów ERP, jakie są na rynku, o sposobach prowadzenia projektów, o tym, jak powinno wyglądać zapytanie ofertowe i jak później odczytać i zinterpretować odpowiedzi na to zapytanie. Bez dokładnej znajomości tematu nie ma mowy o podjęciu jakichkolwiek czynności zmierzających do zrealizowania projektu wdrożenia systemu ERP.

Kliknij, aby powiększyć
Patronat CEO i CIO
W maju br. ukaże się najnowsza książka Magdaleny CHomuszko, „System ERP. Dobre praktyki wdrożeń”. „CEO Magazyn Top Menedżerów” i „CIO Magazyn Dyrektorów IT” są patronami medialnymi publikacji.
Słowem, przystąpienie do realizacji bez wcześniejszego zdobycia niezbędnych informacji może być fatalne w skutkach.

To inwestycja, która angażuje duże nakłady finansowe i czasowe oraz rozpoczyna długoletnią współpracę z dostawcą oprogramowania. Błędy popełnione na początku będą dawały o sobie znać przez cały czas pracy z systemem, albo mogą wręcz uniemożliwić zakończenie wdrożenia z sukcesem, pociągając spore straty (pieniądze i czas). Przygotowanie się do projektu wdrożeniowego to przede wszystkim zapoznanie się ze wszystkimi aspektami tego przedsięwzięcia, zrozumienie nie tylko zagadnień, ale również słownictwa stosowanego w tym obszarze. Warto zapewnić sobie profesjonalne zaangażowanie w projekt i kontrolę wszystkich działań, jakie będą prowadzone podczas trwania przedsięwzięcia.

Czym należy się kierować, wybierając system?

Zanim przedsiębiorstwo wybierze dla siebie system ERP, musi dokonać przeglądu przynajmniej kilku rozwiązań, jakie oferuje rynek. Jest wiele elementów, jakie trzeba wziąć pod uwagę, ale kluczowym kryterium powinno być jak najlepsze dopasowanie systemu ERP do realizowanych w przedsiębiorstwie procesów. Spotkałam się wiele razy z sytuacjami, gdy w zapytaniu ofertowym były podawane tylko ogólne wymagania, na prezentacji systemu producent był zasypywany pytaniami o różne funkcjonalności, których obecność była potwierdzana przez niego jako standardowa, a gdy przychodziło do przygotowania analizy biznesowej, okazywało się, że wdrożenie systemu będzie wymagało przygotowania szeregu rozwiązań indywidualnych (rozszerzeń standardu).

Jest Pani autorką rozwiązania, które pomaga w fazie przygotowania ofertowego. Na czym polega Ofertowa Ankieta ze Wskaźnikiem Zgodności?

Zadaniem Ofertowej Ankiety ze Wskaźnikiem Zgodności (OAWZ) jest uporządkowanie zapytań o funkcjonalności systemu, przypisanie tym funkcjonalnościom wag, by móc skierować do producentów oprogramowania globalne, a co najważniejsze, zunifikowane zapytanie, które powinno objąć wszystkie kluczowe oczekiwania firmy co do systemu, jaki ma być wdrożony w przedsiębiorstwie. OAWZ pozwala w łatwy sposób zinterpretować odpowiedzi i porównać je między sobą oraz jednym rzutem oka ocenić poziom zaspokojenia potrzeb z oferowaną funkcjonalnością danego systemu ERP, minimalizując ryzyko pominięcia ważnych kwestii czy wyboru źle dopasowanego systemu.

Jak ją opracować?

Ankiety nie da się opracować spontanicznie. Wymaga zaangażowania i uwagi. Aby można było spisać potrzebne funkcjonalności systemu ERP, należy wcześniej pochylić się nad procesami, jakie są realizowane w firmie. Zidentyfikować je, wyodrębnić realizujące je procedury oraz ocenić ich znaczenie dla prowadzonej działalności. Kolejny krok to skonfrontowanie procedur z oczekiwaną funkcjonalnością i przypisanie im wag. W swojej książce podaję formę OAWZ oraz formuły, jakie pozwolą szybko i efektywnie odczytywać odpowiedzi producentów oprogramowania, do których ankieta została skierowana.

Co daje firmie zastosowanie OAWZ?

Jeśli firma przygotuje starannie Ofertową Ankietę ze Wskaźnikiem Zgodności, to po otrzymaniu odpowiedzi na nią od dostawców systemów ERP jest w stanie szybko i trafnie wybrać system najlepiej pasujący do danego biznesu. Ponadto podczas prezentacji rozwiązania IT można od razu przejść na wyższy poziom rozmów, dotyczący ewentualnych rozszerzeń potrzebnych dla danej specyfiki działalności. Dzięki temu jeszcze przed podpisaniem umowy wdrożeniowej pojawia się duża szansa wyczerpującego omówienia relacji biznes–system ERP, a tym samym zmniejszenia ryzyka pominięcia istotnych kwestii przy dokonywaniu wyboru systemu, czy wręcz nietrafionego jego wyboru.

Bezpieczne finansowanie
Firma, która ma wdrożony system ERP, powinna pamiętać, że wymaga on ciągłych prac powdrożeniowych, a co za tym idzie, zabezpieczenia dodatkowego budżetu na te realizacje oraz precyzyjnej umowy z dostawcą oprogramowania, zawierającą również opis dalszej współpracy.
Kto powinien wchodzić w skład zespołu wdrożeniowego?

Są dwa zespoły wdrożeniowe: zespół biznesu (inwestora, czyli przedsiębiorstwa wdrażającego system ERP) i zespół konsultantów. W skład zespołu biznesowego powinny wejść osoby merytoryczne, które dobrze znają obszary objęte wdrożeniem. Często są to osoby, które będą kluczowymi użytkownikami systemu ERP. Natomiast zespół konsultantów to grupa specjalistów z firmy dostarczającej oprogramowanie, która swobodnie porusza się we wdrażanym systemie, potrafi łączyć potrzeby biznesu z odpowiednimi rozwiązaniami informatycznymi będącymi częścią implementowanego rozwiązania.

Jakie są najważniejsze cechy, które powinny mieć osoby wchodzące w skład zespołu?

Badania identyfikują cechy, jakie powinni spełniać członkowie zespołów, i to nie tylko wdrożeniowych. W książce przywołuję listę 12 cech osób tworzących zespół. Według mnie trzy są najistotniejsze: 1. członkowie zespołu są odpowiedzialni – mają świadomość, że sukces czy porażka są wynikiem ich działań; 2. świetnie się komunikują – mają świadomość wagi wypowiadanych słów; 3. zespół jest drużyną – realizuje wspólny cel.

Jak wprowadzić myślenie holistyczne?

Podobnie jak w medycynie skuteczność wyleczenia pacjenta przez lekarza, który skupia się tylko na leczonym narządzie, jest dużo niższa niż tego, który widzi całego człowieka. Rozpoczynając projekt wdrożeniowy, należy wskazać wszystkie obszary, jakie będą istotne dla sukcesu wdrożenia. Ważne, aby osoby zaangażowane zdawały sobie sprawę z tego, że wdrożenie systemu ERP to nie tylko IT, ale też poprawne przygotowanie umowy (obszar formalnoprawny), powołanie sprawnych zespołów (obszar społeczny, kompetencyjny) czy umiejętne zarządzanie realizacją projektu (obszar metodyczny). Zlekceważenie któregoś z tych obszarów na pewno wcześniej czy później boleśnie da o sobie znać.

Neverending story
Wdrożenie systemu ERP nigdy się nie kończy. System ERP powinien „żyć”, tzn. reagować na zmiany przebiegu procesów w przedsiębiorstwie, zmiany prawne, powinien być rozwijany i udoskonalany przez producenta.
Jak powinna przebiegać współpraca między IT, biznesem i konsultantami z zewnątrz firmy?

Zgodnie i owocnie. Współpraca powinna być traktowana jak partnerstwo i relacja typu win-win. Zarówno naukowcy, jak praktycy prowadzą wiele badań na temat czynników sprzyjających sukcesowi wdrożenia systemu ERP. We wszystkich badaniach współpraca i zaangażowanie są stawiane bardzo wysoko, jako czynniki wpływające na sukces przedsięwzięcia. Zła współpraca czy jej brak często jest przyczyną upadku wdrożenia, nawet jeśli system ERP jest bardzo dobry, sprzęt nowoczesny, a warunki formalnoprawne perfekcyjnie przygotowane.

Projekt implementacji systemu ERP powoduje konflikt interesów: inwestor chciałby jak najmniej wydać, a dostawca oprogramowania jak najwięcej zarobić. Tego typu projekty mają z góry określny budżet, ale to nie przeszkadza, aby konsultanci część wiedzy czy funkcjonalności systemu celowo pominęli podczas projektu, licząc na uzupełnienie podczas dalszej współpracy za dodatkowe pieniądze. Jeśli inwestor odpowiednio się nie przygotuje, nie zorientuje się, że wdrożenie nie obejmuje wszystkich obszarów, może też celowo pozostawiać luki w umowie wdrożeniowej, aby móc dodawać nowe wymagania już podczas prac wdrożeniowych. Uczciwa współpraca dwóch partnerów, gdy każdej stronie zależy na obopólnym zadowoleniu, przekłada się na uzyskanie dobrego produktu i nawiązanie owocnej współpracy na wiele lat.

Jaka powinna być rola CIO w poszczególnych etapach wdrożenia?

Niestety, często jest tak, że rola CIO jest marginalna. CIO jest proszony o konsultowanie i wsparcie w momencie omawiania wymogów niefunkcjonalnych (wymagania techniczne, bezpieczeństwo czy obsługa baz danych i późniejsze dostarczenie określonego hardware oraz skonfigurowanie go w sposób podany przez dostawcę systemu ERP).

Tymczasem CIO, jako osoba odpowiedzialna za kreowanie i wspieranie strategii informatyzacji przedsiębiorstwa, powinien bardziej angażować się w projekt, który otwiera długofalową współpracę oraz w znaczący sposób wpływa na poziom zinformatyzowania procesów przedsiębiorstwa. CIO powinien uczestniczyć we wdrożeniu systemu ERP od momentu projektowania koncepcji biznesowej, aby dobrze orientować się w zastosowanych rozwiązaniach. CIO powinien znać wszystkie zagadnienia związane z implementowanym systemem ERP i razem z biznesem aktywnie uczestniczyć w procesie.

Jak stworzyć optymalne warunki do dzielenia się wiedzą?

Zauważyłam, że wiedzą chętnie dzielą się ludzie sukcesu, którzy mają świadomość swojej wartości, nie odczuwają zagrożenia. Współpraca z takimi osobami jest zawsze udana i nie potrzebują oni specjalnych warunków. Osoby, które mają problem z przekazywaniem wiedzy, powinny zrozumieć (np. poprzez uświadomienie im), że warto dzielić się wiedzą, że efektem tego będzie zwiększenie szansy na sukces projektu, a w przyszłości lepsze warunki pracy. Ponadto dzielenie się wiedzą inspiruje do dyskusji, poszukiwania nowych rozwiązań i rozwoju. Takie warunki stwarza organizacja ucząca się, którą zdefiniował i opisał Peter Senge, m.in. w książce „Piąta dyscyplina”.

Twierdzi Pani, że metodyka Scrum jest wymagająca, do jej stosowania niezbędna jest dobra komunikacja.

W przypadku metodyki Scrum dobrą komunikację można zapewnić poprzez przygotowanie kompetentnych zespołów.

Wdrożenie i okolice
Wdrożenie systemu ERP to nie tylko IT, ale też poprawne przygotowanie umowy (obszar formalnoprawny), powołanie sprawnych zespołów (obszar społeczny, kompetencyjny) czy umiejętne zarządzanie realizacją projektu (obszar metodyczny). Zlekceważenie któregoś z tych obszarów boleśnie da o sobie znać.
Jak powinny przebiegać ostatnie etapy wdrożenia?

Tak jak wcześniejsze etapy wdrożenia powinny być realizowane rzetelnie, a przede wszystkim powinny się odbyć. Zdarza się, że firma wdrażająca u siebie system ERP, chcąc zmniejszyć koszty projektu, eliminuje z niego końcowe etapy. Cóż, takie praktyki zawsze się mszczą i, niestety, są odczuwane najdotkliwiej przez użytkowników końcowych.

O czym należy pamiętać po wdrożeniu systemu?

Warto podkreślić, że wdrożenie systemu ERP nigdy się nie kończy. System ERP powinien „żyć”, tzn. reagować na zmiany przebiegu procesów w przedsiębiorstwie, zmiany prawne, powinien być rozwijany i udoskonalany przez producenta. Firma, która ma wdrożony system ERP, powinna sobie zdawać sprawę z tego, że wymaga on ciągłych prac powdrożeniowych, a co za tym idzie, zabezpieczenia dodatkowego budżetu na te realizacje oraz precyzyjnej umowy z dostawcą oprogramowania, która oprócz warunków wdrożenia będzie zawierała również opis dalszej współpracy.

Magdalena ChomuszkoKliknij, aby powiększyćMagdalena Chomuszko
dr Magdalena Chomuszko
Absolwentka Uniwersytetu Gdańskiego (studia magisterskie i doktoranckie). Zainteresowania naukowo-zawodowe: zastosowania rozwiązań IT w biznesie z naciskiem na podejście procesowe w zarządzaniu przedsiębiorstwem.

Konsultant finansowy we wdrożeniach systemów ERP: SAP, Symfonia ERP, Jeeves, m.in. udział we wdrożeniu systemu SAP w spółce GK PGNiG: Pomorskiej Spółce Gazownictwa, udział w końcowym etapie wdrożenia systemu SAP (warsztaty z użytkownikami), we wszystkich sądach w Polsce (projekt Ministerstwa Sprawiedliwości) oraz kilkudziesięciu mniejszych projektach. Obecnie współpracuje z firmą Sage sp. z o.o. w Warszawie.

Autorka i współautorka publikacji Wydawnictwa Naukowego PWN o wykorzystaniu systemów IT w biznesie, m.in.: „SAP Zrozumieć system ERP”, „SAP Scenariusze księgowe – moduł FI”, „Poradnik przedsiębiorcy”.